Catatan: Untuk bisnis yang terdaftar di Hong Kong, Anda hanya dapat membayarkan tagihan yang diajukan menggunakan akun USD Aspire Anda.
Jenis file tagihan/invoice yang didukung
Saat meneruskan tagihan ke ID email yang Anda tunjuk atau mengunggahnya ke aplikasi Aspire Anda, harap diperhatikan bahwa hanya format file tertentu yang didukung: file JPG, JPE, JPEG, PNG, GIF, dan PDF.
Tagihan atau invoice dalam format CSV dan XLXS yang dikirimkan ke ID email unik Anda TIDAK akan diproses. Sebagai gantinya, Anda dapat mengirimkan tagihan dalam format CSV/XLXS ke bills@aspireapp.com.
Informasi invoice yang diperlukan untuk mengirimkan Tagihan
Untuk pengalaman optimal, harap ingat pedoman kami seperti yang disebutkan di bawah ini:
Tagihan/invoice yang akan Anda kirimkan untuk Tagihan harus ditujukan kepada perusahaan Anda;
Tagihan/invoice harus menunjukkan semua rincian pembayaran seperti nama bank, nama pemegang rekening, nomor rekening, dan jumlah invoice;
Tagihan/invoice harus menunjukkan email suplier sehingga kami dapat mengirimkan pemberitahuan kepada pemasok setelah pembayaran disetujui;
Tagihan/invoice dapat dalam mata uang apa pun.
Cara mengirimkan tagihan
Pengguna Admin, Keuangan, dan Karyawan dapat mengirimkan Tagihan ke Aspire dengan dua cara:
Melalui aplikasi Aspire
1.Di dashboard Aspire Anda, klik "Bills" pada bagian navigasi kiri (aplikasi web) atau klik "Menu" dan pilih "Bills" (aplikasi seluler).
2. Klik ➕ Tagihan Baru dan unggah tagihan/invoice Anda untuk pembayaran
3. Pilih Ya, Isi Otomatis untuk mengisi rincian Tagihan secara otomatis, atau Tidak, Masukkan Secara Manual untuk memasukkannya sendiri.
4. Jika Anda memilih Ya, Isi Otomatis , proses pemindaian akan otomatis mengisi kolom Detail tagihan, Pelaporan, dan Dokumen yang didukung dalam waktu 30 detik.
5. Klik "Lanjutkan" jika semuanya sudah sesuai (atau "Simpan sebagai draft" untuk mengakses nanti dari dashboard Tagihan Anda)
Catatan: Mengisi kolom Pelaporan dan Dokumen pendukung adalah opsional saat mengajukan tagihan.
6. Isi rincian transfer opsional, seperti penerima dan rincian pembayaran. Setelah selesai, klik "Lanjutkan"
Catatan: Selama tahap ini, memilih penerima bersifat opsional bagi semua pengguna. Namun hanya Admin, Pengguna Keuangan, dan Pemilik Budget yang mempunyai hak pengalihan yang dapat membuat penerima baru.
7. Jika semua detail sudah sesuai, klik "Kirim tagihan".
Sebelum melakukan pembayaran tagihan Anda, tagihan Anda akan melalui proses peninjauan dan persetujuan baik oleh Admin, Pengguna Keuangan, atau Pemilik Budget (jika tagihan terikat dengan budget).
Hal ini memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan akurat dan lengkap sebelum pembayaran.
Melalui email
Meneruskan tagihan ke Aspire, baik melalui ID email yang Anda tunjuk atau bills@aspireapp.com, bergantung pada format file tagihan. Pastikan untuk memeriksa jenis file yang didukung sebelum mengirimkan tagihan Anda untuk memastikan pengalaman pemrosesan yang lancar:
Jika tagihan Anda dalam format file JPG, JPE, JPEG, PNG, GIF, atau PDF, Anda dapat meneruskannya ke Email ID unik Anda.
Jika tagihan Anda dalam format CSV atau XLXS, sebaiknya kirimkan ke bills@aspireapp.com.
Catatan: Saat mengirim tagihan melalui email, pastikan bahwa email ID atau bills@aspireapp.com ditempatkan di bagian "Kepada". Jika email ID ditempatkan di kolom CC atau BCC, tagihan mungkin tidak akan diterima dengan baik..
Opsi A: Meneruskan tagihan ke Email ID unik Anda
Anda dapat meminta vendor Anda untuk mengirimkan invoice mereka ke Email ID unik Anda untuk memastikan kelancaran pemrosesan tagihan di akun Aspire Anda.
Pelajari apa yang terjadi ketika Anda meneruskan tagihan/invoice ke email ID unik Anda dengan mengikuti panduan di bawah ini:
1. Salin ID email unik Anda dengan klik "Bills" di dashboard Aspire Anda
Catatan: Jika Anda tidak dapat melihat alamat email unik Anda, klik "Tagihan Baru" dan kirimkan Tagihan. Alamat email unik akan diberikan kepada Anda setelah pengajuan Tagihan pertama Anda.
2. Setelah email penerusan berisi invoice diproses, teknologi OCR akan secara otomatis mengisi rincian yang diperlukan dan membuat draft entri di Dashboard Tagihan:
Ikon ini akan muncul di sebelah rancangan tagihan jika dikirim oleh salah satu pengguna akun Aspire Anda:
Ikon ini akan muncul di sebelah rancangan tagihan jika dikirim oleh orang lain di luar akun Aspire Anda:
3. Admin, pengguna keuangan, atau Pemilik Budget dapat meninjau dan menyampaikan tagihan dengan klik draft tagihan dari daftar.
Jendela pop-up akan meluncur dari bagian kanan halaman tempat Anda dapat melihat lampiran tagihan, isi email, dan mengubah detail Tagihan dan Transfer.
Jika ada beberapa file yang dilampirkan pada email, Anda dapat menambahkan file lainnya sebagai dokumen pendukung pengajuan tagihan:
4. Setelah tagihan ditinjau dan diserahkan, pengguna dapat menyetujui tagihan yang diajukan untuk memulai transfer ke tagihan
Opsi B: Meneruskan tagihan melalui bills@aspireapp.com
Jika Anda memiliki tagihan/invoice dalam format file CSV atau XLXS, sebaiknya teruskan ke bills@aspireapp.com.
Ingatlah untuk menyertakan rincian akun suplier dalam laporan dan tunjukkan apakah Anda ingin membayar jumlah penuh atau sebagian, karena standarnya adalah jumlah penuh.
Jika Anda ingin memberi tahu klien Anda tentang pembayaran, berikan email atau nomor ponsel mereka dalam instruksi Anda.
Transfer akan dilakukan dalam satu hari kerja, dan Anda akan menerima pemberitahuan untuk menyetujui transfer setelah transfer siap. Anda dapat menemukan invoice di bagian Transaksi > Transaksi Tertunda pada platform Aspire.
Ikuti panduan di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut.
Siapkan file CSV atau XLXS dengan kolom di bawah ini:
SI no: Nomor transfer
Currency: Mata uang
Account Holder Name: Nama pemilik rekening
Account Number: Nomor rekening
Bank SWIFT Code (mandatory): Kode bank SWIFT
Transfer amount: Jumlah yang ingin dikirim
Reference (if any, max 29 characters): Berita pada pembayaran
Category: Kategori Aspire
Bank name (Optional): Nama bank
Kirim file CSV atau XLXS ke bills@aspireapp.com. Anda dapat mengisi nama tagihan untuk subjek email.
Catatan: Invoice yang dikirim ke bills@aspireapp.com sebelum pukul 16:00 SGT pada hari kerja akan diproses pada hari yang sama. Invoice lainnya yang dikirimkan setelah pukul 16.00 SGT , atau dikirimkan pada hari yang bukan hari kerja, akan diproses pada hari kerja berikutnya.
Menjadwalkan Pembayaran Tagihan
Anda dapat menjadwalkan pembayaran tagihan dalam aplikasi jika tagihan ditagih dalam mata uang yang sama. Untuk tagihan luar negeri, Anda dapat menjadwalkan pembayarannya dengan mengirimkan ke bills@aspireapp.com
Menjadwalkan pembayaran untuk Tagihan yang dikirimkan dalam aplikasi
Anda dapat menjadwalkan pembayaran tagihan ketika tagihan ditagih dalam mata uang yang sama (SGD ke SGD atau IDR ke IDR).
Namun, Anda tidak dapat menjadwalkan pembayaran ketika tagihan ditagihkan dalam mata uang yang berbeda ke akun Anda, misalnya: SGD ke CAD.
Sebagai alternatif, Anda dapat memilih Simpan sebagai draft, untuk membayarkannya di lain waktu atau menjadwalkan pembayaran melalui bills@aspireapp.com. Kami berupaya agar fitur ini tersedia pada tahun 2024.
Menjadwalkan pembayaran untuk Tagihan yang dikirimkan melalui bills@aspireapp.com
Jika Anda mengirimkan tagihan melalui bills@aspireapp.com, permintaan pembayaran akan diatur untuk pembayaran segera setelah Anda menyetujuinya kecuali diminta sebaliknya.
Jangan ragu untuk menyertakan instruksi seperti "jadwalkan pembayaran pada tanggal jatuh tempo", dan kami akan mengurusnya.
Catatan: Pembayaran tagihan menggunakan akun USD tidak dapat dijadwalkan, meskipun ditagih dalam USD.
Memberitahu penerima pembayaran tagihan
Tagihan dikirimkan dalam aplikasi
Saat menempatkan rincian pembayaran, pastikan untuk mencentang opsi "Beri tahu penerima" di bawah bagian informasi transfer
Tempatkan alamat email penerima transfer sehingga setelah tagihan dibayar, kami akan memberi tahu mereka di pihak kami
Tagihan dikirimkan ke bills@aspireapp.com
Jika Anda ingin mengirimkan pemberitahuan kepada klien Anda mengenai pembayaran, harap tentukan email atau nomor ponsel mereka dalam instruksi Anda.
Ada pertanyaan? Hubungi kami dengan klik ikon messenger di kanan bawah layar setelah Anda login.